會議室的環境布局對於會議係統發揮作用非常重要，一個不合理的會議室布局和裝修會讓會議係統的效果大打折扣。
首先，最好會場控製台上應安裝燈光控製器，以便根據會場需要對光照作相應的控製。因為有時候需要昏暗一點，有時候卻需要光亮一點，為什麽呢？需要昏暗點是因為室內照明也會直接影響投影畫麵顯示質量，如果會議室環境照度高，會使投射畫麵對比度低，畫麵模糊，影響投影質量。顯然會議室環境的照明與顯示媒體的亮度需要細心權衡，全盤考慮，才能取得較好的視覺效果。而需要光亮點是因為如果參加會議的人長期處於光線較暗的環境中，會帶來視覺係統的疲勞，不能引起與會者大腦的興奮，從而使參加會議的人很容易打瞌睡。況且大多數會議在過程中需要用投影的時間並不是很長的，所以除了需要投影等必需暗光照的要求外，會場就一定要保證足夠的光照。而需要足夠的廣度，這麽多的燈當然少不了。
其次，通風、溫度和濕度也要注意，這麽多人在開會，通風不良會使二氧化碳的濃度增加，而且還會導致環境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。
最後，應該做好噪聲控製等聲學控製措施。噪聲控製及聲學處理的辦法有很多，對於聲學處理，應考慮頻率特性控製、回聲控製及噪聲控製。頻率和回聲控製，可通過控製室的調音台，用增設的專業功放，控製高、中、低音，並可通過會議音箱合理放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控製主要是隔音與吸音效果控製，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，一些電器設備的主要部件安裝在控製室，以避免電感性電氣設備噪音；吸音指室內應鋪地毯、吊天花板，會議室四周牆壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料並用軟布包裝，保證室內噪音小於40分貝。會議麥克風與音箱應保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環境，還可以增加防嘯叫處理器抑製嘯叫。
